1. Általános információk az időpont foglalásról és ügyintézésről
Magyarország Düsseldorfi Főkonzulátusának Konzuli Osztályán csak előzetes időpontfoglalás alapján lehetséges az ügyintézés! A külképviseleteken főszabály szerint személyesen kell az ügyeket intézni. Egyes ügyek postai úton is intézhetők (családi állapot igazolása, anyakönyvi kivonat beszerzése). Figyelem! A külképviseletnek címzett küldeménye esetén kérjük, mindig írjon kísérő levelet, amelyben kérelmét leírja, valamint telefonszámát és e-mail elérhetőségét megadja. Amennyiben folyamatban lévő ügye van, akkor kérjük az ügyszámot is közölni.
Előzetes időpontfoglalás alól csak az alábbi ügyek intézése jelent kivételt:
- érdekvédelmi ügyek (bajba jutott magyar állampolgárok),
- az egyszeri hazautazásra szolgáló ideiglenes útlevél ügyek,
- elkészült és Magyarországról megérkezett okiratok, dokumentumok kiadása.
Időpontot az alábbi linken lehetséges foglalni: https://konzinfoidopont.mfa.gov.hu/
Az időpontfoglaló rendszerben a nyelvet a jobb felső sarokban lehet átállítani, többek között német nyelvre is.
Munkatársaink nem tudnak ügyfelek részére időpontot foglalni telefonos és e-mailes megkeresések alapján. Az időpontfoglaló rendszerben nem csak a Düsseldorfi Főkonzulátushoz lehet időpontot foglalni, a rendszer a Külgazdasági és Külügyminisztérium üzemelteti Budapesten, és a világ összes külképviseletét magában foglalja. Visszatérő probléma, hogy technikai hiba miatt nem sikerül időpontot foglalnia, akkor érdemes másik böngészőt vagy operációs rendszer használni, esetleg a megpróbálni a "cookiek" törlését.
Kérjük, az alábbi tájékoztatót minden esetben olvassák részletesen végig. A kötelezően csatolandó mellékleteket pedig feltétlenül hozzák magukkal. A legtöbb ügytípusról, mint például útlevél, személyazonosító igazolvány, anyakönyvi ügyek, családi állapot igazolás, külföldi letelepedés, állampolgársági ügyek pontos tájékoztatót talál a honlapunkon. Kérjük ezeket minden esetben olvassák el az időpontfoglaláskor.
Az időpontfoglaló rendszer minden sikeres foglalásról küld visszaigazó emailt. A foglalás akkor tekinthető véglegesnek, ha a visszaigazoló e-mail megérkezett. Ezért fontos, hogy a valódi e-mail címüket adják meg, elgépelés nélkül. Telefonos képernyőfotókat, screenshotokat nem áll módunkban elfogadni, kérjük, hogy az időpont visszaigazolását tartalmazó e-mailt hozza magával!
Mire figyeljek az időpontfoglalásnál?
Az egyes ügycsoportok esetében az ügyintézés kizárólag előzetes időpontfoglalás alapján történik. Az időpont foglalása a https://konzinfoidopont.mfa.gov.hu web oldalon keresztül, közvetlenül történik.
Az ügyfélfogadási rendszerben az időpontfoglaláskor az alapügyet kell – a fent leírtaknak megfelelően – kiválasztani, az ahhoz kapcsolódó egyéb konzuli cselekmények ennek részét képezik. Így például az anyakönyvezéshez szükséges fordítás hitelesítést, vagy aláírás-hitelesítést nem kell külön ügyként megjelölni. Önálló, külön időpontot kell ugyanakkor kérni az egymással össze nem függő ügyek intézésére.
Az időpontot mindig az ügyfél nevére kell foglalni. A kiválasztásnál a személyek számánál azt kell jelölni, hogy hány ügyfél ügyét intézik az adott időpontban. Így például a gyermek útlevél kérelménél a gyermek nevét kell megadni, és egy főt kell kiválasztani, függetlenül attól, hogy a kérelem benyújtásakor a két szülőnek is jelen kell lennie.
Ahhoz, hogy minél több ügyfelet tudjunk fogadni, ügyfeleink segítsége is kell, ezért a kérelmezőknek előzetesen kitöltött adatlapokkal, illetve előkészített anyagokkal kell érkezniük. A nehézségek elkerülése érdekében kérjük, hogy a megjelölt időpontra pontosan, a foglalt időpont kezdetére jelenjenek meg. Tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy késés esetén az ügyintézést nem tudjuk vállalni, így arra csak újabb időpont foglalásával kerülhet sor!
Minden ügyfél egy adott ügyre csak egy időpontot foglalhat.
A konzulátus ügyintézői a weboldalon a rendszer által felajánlott időponthoz képest nem tudnak korábbi időpontot adni. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy Főkonzulátusunk központi számán sem lehet időpontot foglalni. Kérjük, hogy konzuli ügyben mindig az Ön ügyében területileg illetékes konzulátus telefonszámát hívja.
A konzulátus rendkívüli leterheltsége miatt az e-mailekre nem tudunk azonnal válaszolni, ezért türelmüket kérjük. Az e-mail üzenetekre az üzenet beérkezése, illetve azok fontossági sorrendjében kerül sor, figyelembe véve azt is, hogy a nem a konzulátus hatáskörébe tartozó kérdésekre adandó válaszok hátrébb sorolódnak. Az ügyfélfogadás ideje alatt a konzulátus munkatársai telefonon nehezen érhetők el, és általában is jellemző, hogy az érdeklődések nagy száma miatt nagyon leterhelt a konzulátus telefonvonala. Kérjük megértő türelmüket, igyekszünk mindenkinek a lehető leghamarabb válaszolni.
A konzulátus a magyarországi ügyintézést igénylő ügyekben a kérelmeket csak átveszi és továbbítja az illetékes hatóságnak, a további ügyintézésre nincs ráhatása. Ennek megfelelően a Magyarországon folyamatban lévő ügyekben a konzulátus nem tud tájékoztatást adni, ezért kérjük, hogy ilyen megkereséssel ne is terheljék a telefonvonalat, illetve az e-mail forgalmat.
Felkészülés az ügyintézésre
A lehetséges ügyintézési módról a „Konzuli ügyek” menüpont alatt talál további tájékoztatást. Az ügyintézéshez szükséges adatlapok a kapcsolódó oldalakról letölthetők.
Több ügy egyidejű intézése esetén kérjük, hogy minden egyes ügyre vonatkozó információt nézzen meg (gyermek születésének hazai anyakönyvezése esetén az egyidejűleg elintézhető útlevélkérelem és apai elismerő nyilatkozat – amennyiben az még a német hatóság előtt nem történt meg - megtételének részleteiről is tájékozódnia kell).
Ha a honlapunkon, a konzuli szolgálat és a társszervek kapcsolódó linkjein található tájékoztató nem szolgál egyértelmű információkkal, e-mailben szíveskedjék megkeresni az illetékes külképviseletet az ügyre vonatkozó további kérdéseivel. E-mailcímünk: consulate.dus@mfa.gov.hu
Kérjük, hogy a honlapról valamennyi adatlapot előzetesen töltsön le és kitöltött adatlapokkal jöjjön kérelmének beadására. Az ügyintézési idő meghatározásakor azzal számoltunk, hogy az ügyfelek előre előkészített dokumentumokkal, ill. kitöltött adatlapokkal érkeznek. Amennyiben a felhívás ellenére felkészületlenül érkezik, és így az ügyintézési ideje elhúzódik, szíves türelmét fogjuk kérni, amíg a további ügyfeleket kiszolgáljuk.
Az ügyintézés menete
Amennyiben az ügyintézésre való felkészülés során elbizonytalanodik, kérdésével megkereshet minket írásban, hogy pontosan az Ön esetében milyen ügyintézés szükséges. Amennyiben ugyanis a benyújtott kérelem hiányos, az ügyfél hiánypótlási felhívást kap, amelynek teljesítéséig az ügyintézés nem kezdődik meg.
A konzuli szolgáltatásnyújtás során felmerülő költség megfizetése az ügyintézés feltétele. Az eljárás csak akkor indul meg, amikor az ügyfél a számláját kiegyenlítette.
A konzuli ügyintézést követően
A magyarországi ügyintézést igénylő konzuli ügyek állásáról a külképviselet nem tud tájékoztatást adni. Amennyiben érdeklődni kíván, közvetlenül az adott magyarországi hivatalt keresse meg (www.magyarorszag.hu).
Az eljárás lezárultáról az adott ügy függvényében az ügyfél telefonon, e-mailben vagy postai úton kap értesítést. A kézbesítésekre postán, vagy személyes átvétel során kerülhet sor. A kézbesítés módjával kapcsolatos igényét a kérelem benyújtásakor kell egyeztetnie az ügyintézővel, illetve postán beadott kérelem esetén kísérőlevelében megírnia.
Kapcsolattartás a külképviseletekkel, visszajelzés
A telefonvonalak zsúfoltságára tekintettel kérjük, hogy elsősorban e-mailt küldjön.
A külképviseletek munkatársainak rendkívüli leterheltsége miatt az e-mailekre nem minden esetben tudunk azonnal válaszolni. Kérjük megértő türelmüket, igyekszünk minden kedves ügyfelünknek a lehető leghamarabb válaszolni. Amennyiben úgy dönt, hogy mégis telefonon kíván ügyével kapcsolatban információt szerezni, úgy kérjük, hogy ügyfélfogadási időn túl, de munkaidőben szíveskedjék a külképviseletet hívni.
Az egyes kérelmek bevélekor fizetendő illetékekről ügyfeleink az alábbi honlapon kaphatnak tájékoztatást: https://konzinfo.mfa.gov.hu/konzuli-szolgaltatas/konzuli-koltsegek
